Każdy człowiek jest omylny. I zapewne każdemu przedsiębiorcy zdarzyło się wystawić lub otrzymać fakturę z błędem. Co robić w takiej sytuacji? Z jakim działem w firmie się kontaktować, jeśli dotarła do nas błędnie wystawiona faktura?

 

Błędnie wystawiona faktura: jak znaleźć osobę wystawiającą?

Najprościej skontaktować się z osobą lub działem, który nam tę błędnie wystawioną fakturę przekazał. Zdecydowana większość faktur jest wysyłana w formie elektronicznej, więc właściwy kontakt jest ułatwiony. Ale co, jeśli otrzymujemy faktury pocztą i na kopercie nie ma wskazanej osoby do kontaktu i mamy jedynie nazwę firmy?

W takiej sytuacji najlepiej wyszukać kontakt bezpośrednio do działu księgowości: np. poprzez stronę internetową firmy. Poszukujemy w pierwszej kolejności osoby, której nazwisko widnieje na fakturze jako “wystawił/a”. Jeśli firma nie ma strony internetowej i nie możemy znaleźć kontaktu do księgowości — pozostaje skontaktować się z kimkolwiek, z kim ustalamy zakupy. Taki pracownik powinien dysponować właściwym kontaktem. W przypadku zakupu przez zewnętrzną platformę (np. Allegro) zazwyczaj istnieje opcja kontaktu ze sprzedającym poprzez sam portal.

 

Jakich dokumentów może wymagać sprzedawca?

Sam kontakt jednak nie wystarczy. Odbiorca musi wystawić notę korygującą. Jest to dokument, w którym należy wykazać dane widniejące na fakturze, czyli numer faktury, data faktury, sprzedawca, nabywca/odbiorca, pozycje faktury i kwota. Następnie należy wskazać, które z wymienionych powyżej danych są błędne i podać poprawne. Taki dokument należy  podpisać i dopiero przekazać sprzedawcy. Zwykle wystarczy skan wysłany mailem, jednak sprzedawca może poprosić o przesłanie oryginału. Nota korygująca jest niezbędna, ponieważ to na jej podstawie sprzedawca ma jakikolwiek dowód na to, że poprosiliśmy o skorygowanie faktury.

 

Jak wygląda faktura korygująca?

Po otrzymaniu noty sprzedawca wystawia fakturę korygującą. Co ważne, nie jest to ta sama faktura. Błędem jest zmiana jakichkolwiek danych na już istniejącym dokumencie i wysłanie ponownie dokumentu z tym samym numerem, ale inną treścią. Poprawnym działaniem jest wystawienie nowego dokumentu, w którym jedynie powołujemy się na poprzednią fakturę.

Prawidłowy nagłówek faktury korygującej powinien brzmieć analogicznie do tego przykładu:

Faktura korygująca/Korekta nr K2/05/2023 do Faktury nr 56/05/2023 wystawionej dn. 10 maja 2023

Sytuacje wymagające wystawienia faktury korygującej określa art. 106j ust. 1 ustawy o VAT.

 

Czy błędnie wystawiona faktura zawsze wymaga tyle działań?

Błędnie wystawiona faktura nie zawsze wymaga procedury korygującej. W niektórych sytuacjach nie będzie to niezbędne z uwagi na prosty fakt – nie wszystkie dane się tak istotne. Ktoś może stwierdzić, że literówka w nazwie produktu nie jest aż tak istotna i po prostu zostawić fakturę z literówką.

Innym przykładem jest sytuacja, gdy zamawiający podał adres nabywcy (adres siedziby firmy) oraz adres odbiorcy (adres oddziału, do którego ma dotrzeć dostawa). Towar dotarł w odpowiednie miejsce, jednak na fakturze widnieje jedynie adres siedziby firmy. W niektórych sytuacjach, szczególnie jeśli oddziały prowadzą własne ewidencje, dodanie odbiorcy będzie istotne. Jednak w innych, nabywca może uznać je za zbędne i nie wystawiać noty korygującej.

 

Co zrobić, jeśli zgubiliśmy fakturę?

Może się też zdarzyć, że zagubimy fakturę. Wtedy wystarczy zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie kopii lub duplikatu faktury. Kopia wystarczy w sytuacji, gdy orientujemy się o zagubieniu faktury w tym samym miesiącu rozliczeniowym, w którym wystawiono fakturę.

Jeśli jednak okaże się, że zgubiliśmy fakturę sprzed 3-4 miesięcy i nie dotarła ona do księgowości, jedyną możliwością na rozliczenie dokumentu jest wystawienie duplikatu. Na duplikacie musi widnieć data jego wystawienia – nie data odpowiadająca momentowi wystawienia właściwej faktury.

Szukasz więcej praktycznych porad? Zapraszamy do naszej BAZY WIEDZY Taxo!