POLITYKA PRYWATNOŚCI

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Biuro rachunkowe TAXO Sp. z o.o., ul. Szkolna 5/18, 61-832 Poznań, Spółka zarejestrowana w Sądzie Rejonowym Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000773124, REGON:382631760, NIP: 7831798116, wysokość kapitału zakładowego 15.000 PLN.

Z Administratorem można skontaktować się na wskazany adres, telefonicznie pod numerem:

+48 61 30 70 177 lub mailowo: kontakt@taxo-acc.pl.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem w sposób wskazany powyżej.

Cel przetwarzania Podstawa prawna (RODO) Zakres danych (typowo) Prawnie uzasadniony interes (jeśli art. 6 ust. 1 lit. f)
1) Realizacja współpracy: negocjowanie, zawarcie i wykonanie umów; podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby (np. przedstawienie oferty); przekazywanie informacji organizacyjnych dotyczących realizacji usług art. 6 ust. 1 lit. b (niezbędność do wykonania umowy / podjęcia działań przed zawarciem umowy) – dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, stanowisko/funkcja), dane kontaktowe (e-mail, telefon, adres korespondencyjny/służbowy), dane firmowe (nazwa, NIP – jeśli dotyczy), dane dot. umowy i współpracy (treść umowy, zamówienia, ustalenia, korespondencja, materiały przekazane w ramach współpracy) —
2) Obsługa korespondencji i kontaktu (e-mail/telefon), udzielanie informacji, prowadzenie komunikacji, organizacja współpracy, budowanie i utrzymywanie relacji biznesowych, archiwizacja korespondencji dla celów dowodowych art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. b (jeśli komunikacja jest niezbędna do wykonania umowy) dane kontaktowe, dane identyfikacyjne, dane zawarte w korespondencji i notatkach ze spotkań/rozmów, dane dot. historii współpracy Sprawna organizacja kontaktu i współpracy, utrzymywanie relacji biznesowych, archiwizacja i możliwość wykazania ustaleń (cele dowodowe), zapewnienie ciągłości obsługi
3) Ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami (w tym postępowania sądowe/administracyjne, windykacja, zabezpieczenie dowodów) art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes) dane identyfikacyjne, kontaktowe, dane dot. umowy, rozliczeń, korespondencji, dokumentów i ustaleń istotnych dla roszczeń Ochrona praw i interesów Administratora, możliwość dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami, zabezpieczenie materiału dowodowego
4) Badanie satysfakcji i jakości obsługi/usług (np. ankiety, oceny, kontakt posprzedażowy) art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes) dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dot. historii współpracy, odpowiedzi udzielone w ankietach/ocenach (jeśli udzielone) Podnoszenie jakości obsługi i usług, doskonalenie procesów, weryfikacja standardu współpracy
5) Marketing własnych produktów i usług Administratora (inny niż czynności niezbędne do realizacji umowy), w tym informowanie o ofercie art. 6 ust. 1 lit. f (marketing bezpośredni) z zastrzeżeniem przepisów szczególnych dla kanałów kontaktu; ewentualnie art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) – jeśli wymagają tego przepisy lub przyjęty model komunikacji dane identyfikacyjne i kontaktowe, preferencje komunikacji (jeśli zebrane), historia współpracy (w ograniczonym zakresie) Marketing bezpośredni własnych usług/produktów i rozwój relacji handlowych; przy użyciu e-mail/telefon — zgodnie z wymaganiami przepisów szczególnych (zgody kanałowe, jeśli wymagane)
6) Wypełnienie obowiązków prawnych (np. rozliczenia podatkowe i rachunkowe, archiwizacja dokumentów księgowych/rozliczeniowych, odpowiedzi na żądania organów) art. 6 ust. 1 lit. c (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego) dane niezbędne do realizacji obowiązku prawnego: dane identyfikacyjne i rozliczeniowe, dane z faktur/dokumentów księgowych, dane wymagane przepisami (zakres zależny od obowiązku) —
7) Realizacja obowiązków wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), w tym identyfikacja i weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego, ocena ryzyka, monitorowanie stosunków gospodarczych, archiwizacja dokumentacji AML, raportowanie do właściwych organów art. 6 ust. 1 lit. c (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego) w zw. z ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości), dane adresowe i kontaktowe, dane dotyczące reprezentacji i struktury właścicielskiej, dane beneficjenta rzeczywistego, dane dot. źródła pochodzenia środków (jeżeli wymagane), dane zawarte w dokumentach rejestrowych i korporacyjnych, inne dane wymagane przepisami AML —
8) Przeprowadzenie procesu rekrutacji, ocena kwalifikacji i zdolności do pracy/współpracy, kontakt w sprawie rekrutacji art. 6 ust. 1 lit. c (w zakresie danych wymaganych przepisami prawa – w przypadku umowy o pracę) w zw. z art. 22¹ Kodeksu pracy (w zakresie danych wymaganych przepisami prawa); art. 6 ust. 1 lit. b (w przypadku umów cywilnoprawnych); art. 6 ust. 1 lit. a (w zakresie danych podanych dobrowolnie lub na potrzeby przyszłych rekrutacji); art. 9 ust. 2 lit. a (w przypadku podania danych szczególnych kategorii na podstawie zgody); art. 6 ust. 1 lit. f (ochrona praw i interesów Administratora) dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu zatrudnienia, inne dane zawarte w CV lub liście motywacyjnym dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu zatrudnienia, inne dane zawarte w CV lub liście motywacyjnym, a w przypadku dobrowolnego podania – inne dane przekazane przez kandydata

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, w zakresie niezbędnym do realizacji ww. celów:

  1. a) podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi księgowe, kadrowo-płacowe (jeżeli dotyczy), prawne, doradcze lub audytowe;
  2. b) dostawcom usług IT, w tym usług hostingowych, serwisowych, poczty elektronicznej, systemów do obsługi klienta/CRM, narzędzi komunikacji oraz usług zapewniających bezpieczeństwo teleinformatyczne;
  3. c) operatorom pocztowym i firmom kurierskim;
  4. d) bankom i operatorom płatności – w zakresie realizacji rozliczeń;
  5. e) podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa (np. sądom, organom podatkowym, organom ścigania, organom administracji publicznej) – wyłącznie, gdy istnieje ku temu podstawa prawna

Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich.

Okres przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane i będzie obliczany w oparciu o następujące kryteria:

  1. a) w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub do czasu osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona (w zależności od tego, co nastąpi wcześniej);
  2. b) przypadku danych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa oraz okres przedawnienia roszczeń,
  3. c) dokumentacja rozliczeniowa i księgowa – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
  4. d) dane przetwarzane w celu ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami – do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa,
  5. e) dane przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania tego interesu, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do celów dowodowych lub obrony przed roszczeniami.

W przypadku danych przetwarzanych w związku z procesem rekrutacji:

  1. a) dane będą przechowywane przez czas trwania procesu rekrutacyjnego;
  2. b) w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – przez okres 12 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacyjnego lub do czasu wycofania zgody (w zależności od tego, co nastąpi wcześniej);
  3. c) w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa.

W przypadku danych przetwarzanych w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML), dane będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, tj. co do zasady przez 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub przeprowadzono okazjonalną transakcję, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania

Posiada Pani/Pan prawo do:

  1. a) żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych oraz powiadomienia odbiorców danych o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania;
  2. b) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
  3. c) przenoszenia danych osobowych;
  4. d) otrzymywania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;
  5. e) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
  6. f) cofnięcia udzielonej zgody, przy czym cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu w dowolnym momencie, bez konieczności jego uzasadniania. Po wniesieniu sprzeciwu dane nie będą przetwarzane w tym celu.

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale w przypadku niepodania danych niezbędnych do realizacji celów określonych wyżej w tym wymaganych przepisami prawa, realizacja tych celów może okazać się niemożliwa. W pozostałym zakresie Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie udzielonej przez Panią/Pana zgody lub na podstawie innych przesłanek dopuszczalności przetwarzania wskazanych w art. 6 RODO.

Podanie danych osobowych w zakresie określonym przepisami prawa pracy jest niezbędne do udziału w procesie rekrutacji na stanowisko objęte umową o pracę. W przypadku rekrutacji do współpracy na podstawie umów cywilnoprawnych podanie danych niezbędnych do zawarcia umowy jest warunkiem jej zawarcia. W zakresie danych wykraczających poza wymagania wynikające z przepisów prawa, ich podanie jest dobrowolne i odbywa się na podstawie zgody. Brak podania danych wymaganych przepisami prawa może uniemożliwić udział w procesie rekrutacji.

Co do zasady dane pozyskiwane są bezpośrednio od Pani/Pana. W niektórych przypadkach dane mogą zostać przekazane przez podmiot, w imieniu którego Pani/Pan działa lub pozyskane z publicznych rejestrów – w takim przypadku przekazywana jest informacja zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.