Wcześniejsze wpisy wokół Polityki Rachunkowości koncentrowały się na konieczności jej prowadzenia. Powstaje jednak pytanie, jak to robić, by była skuteczna i efektywna? Podstawową kwestią jest to, jakich błędów unikać. A jest to całkiem spory katalog. Błędy te mogą poważnie wpływać na rozwój spółki i prowadzić do konsekwencji nie tylko finansowych, ale także prawnych. Jakie to błędy?

 

Polityka Rachunkowości: informacje ogólne

 

• Błąd 1 – ogólnikowość

Czy przy tworzeniu Polityki Rachunkowości wystarczy przepisanie art. 10 Ustawy o Rachunkowości? Taka praktyka jest z marszu błędna. Dlaczego? Ogólne informacje wymagane przez ustawodawcę zupełnie nie uwzględniają indywidualnych potrzeb przedsiębiorców. Każda firma ma inne struktury, inne sposoby prowadzenia rachunkowości, inne zasady tworzenia sprawozdań finansowych. Nawet jeśli w różnych przedsiębiorstwach procedury są do siebie podobne, to za mało. Polityka Rachunkowości musi uwzględniać sposoby postępowania w danej konkretnej firmie.

 

Polityka Rachunkowości: wyznaczenie osoby odpowiedzialnej

 

• Błąd 2 – brak osoby odpowiedzialnej

Nieprawidłowe prowadzenie Polityki Rachunkowości pociąga liczne konsekwencje (w dalszej części artykułu precyzujemy jakie kary się z tym wiążą). Kto będzie nimi obciążony, jeśli nie ma wyznaczonej osoby odpowiedzialnej?

Zasadniczo przedsiębiorca/prezes firmy może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za wszystkie nieprawidłowe działania zakładu pracy i pracowników. Prawdą jednak jest, że zarząd często nie specjalizuje się w księgowości. O ile decydowanie o finansach firmy należy do obowiązków zarządu, pilnowanie poprawności dokumentacji od strony prawnej to zadania działu księgowości. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, za politykę rachunkowości organizacji odpowiedzialność ponosi zarząd. To właśnie zarząd jednostki gospodarczej jest odpowiedzialny za przyjęcie polityki rachunkowości na podstawie uchwały. Kierownik jednostki ustala i aktualizuje dokumentację dotyczącą polityki rachunkowości w formie pisemnej. Zarząd jest instancją, która dokonuje finalnego przyjęcia tego dokumentu. Więcej na temat Polityki Rachunkowości w spółkach znajdziecie tutaj. 

Dlatego warto od razu wyznaczyć osobę lub osoby, które będą dbać o Politykę Rachunkowości. O konkretne zakresy jej wprowadzania i stosowania.

 

Polityka Rachunkowości: prowadzenie w czasie

 

• Błąd 3: Brak aktualizacji

Dlaczego trzeba aktualizować Politykę Rachunkowości? Przepisy się zmieniają, osoby odpowiedzialne w firmie się zmieniają, zasady działania i procedury się zmieniają. Od około 2 lat chyba tylko księgowość wie, jak dynamicznie zmieniają się konkretne zapisy. Bieżące aktualizowanie Polityki Rachunkowości względem zmian w przepisach pozwala uniknąć sytuacji, w której dokumenty nie są dostosowane do zmian. Gdy mogą stać się niezgodne z prawem.

Trzeba pamiętać, że nie wystarczy, by działania firmy były zgodne z przepisami. Również dokument – na podstawie którego podejmuje się działania – musi być zgodny z przepisami.

Jak sprawdzić czy moja Polityka Rachunkowości jest aktualna? Najlepiej robić to przeprowadzając regularnie Audyt. Więcej o audytach w Polityce Rachunkowości już wkrótce!

 

Jakie konsekwencje grożą za niewłaściwą Politykę Rachunkowości?

Za niewłaściwe prowadzenie Polityki Rachunkowości grozi grzywna lub kara pozbawienia wolności do lat 2!

Cytując Ustawę o rachunkowości – Art. 77. [Odpowiedzialność za naruszenie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych]:

Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych, 

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

 

Określenie “prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy” lub “sporządzanie sprawozdania finansowego niezgodnie z przepisami ustawy” odnosi się do błędów w Polityce Rachunkowości. W przepisie ustawodawca nie wspomniana nic o tym, że błędy nieświadome są zwolnione z kary. Dlatego tak ważne jest regularne sprawdzanie, czy stworzona dokumentacja jest aktualna. Czy jest zgodna z rzeczywistymi potrzebami firmy i czy jest skuteczna. A co jeśli wcale nie utworzę Polityki Rachunkowości?

 

Co grozi za brak Polityki Rachunkowości?

Katalog kar wspomnianych w art. 77 Ustawy o Rachunkowości jest szeroki. Nie ma tam informacji o maksymalnej kwocie grzywny, jaką może otrzymać przedsiębiorca. Jest jednak zapis, że można podlegać obu karom łącznie. Już same błędy w prowadzeniu Polityki Rachunkowości podlegają karze. Co dopiero konsekwencje za jej brak.

Organy rozpatrują każdy przypadek indywidualnie. Należy się jednak spodziewać, że kto celowo nie wdraża Polityki Rachunkowości, podlega najwyższej karze z katalogu wspomnianego w przepisach.

Potrzebujesz pomocy w zakresie tworzenia Polityki Rachunkowości w swojej firmie? Skontaktuj się z nami!