Skuteczne zarządzanie finansami to podstawa prowadzenia każdej firmy. Jak jednak kontrolować płynność finansową? Kiedy inwestować? Jak dzielić kompetencje i odpowiedzialność za decyzje finansowe? O czym nie można zapominać? Na początek: nie można zapominać o Polityce Rachunkowości!

Co to jest Polityka Rachunkowości w spółce?

Ustawa o rachunkowości w art. 3 ust. 1 pkt 11 wskazuje, że polityka rachunkowości „to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych”.
Chociaż samo określenie Polityka Rachunkowości nie jest rozpowszechnione, ma kluczowe znaczenie dla prowadzenia firmy. Okazuje się, że wiele przedsiębiorstw nie zdaje sobie sprawy z konieczności utworzenia i realizacji takiej Polityki w swojej firmie. Szczególnie wtedy, gdy zlecają prowadzenie księgowość do zewnętrznego biura rachunkowego.
Zgodnie z brzmieniem Ustawy nie ma ograniczeń co do formy prowadzenia działalności. Każda firma posiadająca księgowość powinna mieć opracowaną Politykę Rachunkowości. Na wstępie warto zaznaczyć, że nie jest to wyzwanie wymagające nakładów czasu i pracy: w niektórych firmach Polityka Rachunkowości może powstać na niemalże jednej stronie A4.

Polityka Rachunkowości a zarządzanie finansami

Jak wskazuje Ustawa: Polityka Rachunkowości służy między innymi odpowiedniej jakości sprawozdań finansowych. Jaki ma to praktyczny związek z zarządzaniem finansami spółki?

Przykład:

Czy można prowadzić skuteczny budżet domowy bez dobrego rozeznania w miesięcznych wydatkach? O naszym statusie nie decydują przecież jedynie zarobki, ale domowy bilans. Żeby ustalić, na co nas stać, a co wykracza poza obecne możliwości, co trzeba zmienić lub inaczej rozplanować, konieczny jest pełen obraz domowej sytuacji finansowej: domowa Polityka Rachunkowości. Obejmuje przychody, stałe i okazjonalne wydatki, planowane remonty czy inwestycje: w samochód, edukację, wypoczynek.
Taką samą politykę warto wprowadzić w firmie. Polityka Rachunkowości może zawierać między innymi takie informacje jak: sposoby ewidencjonowania zapasów firmy, dokumentowania wykonanych operacji, czy prowadzenie systemu zabezpieczania dokumentów finansowych.
Dzięki wcześniejszemu ustaleniu i spisaniu tych pozycji można mieć realną kontrolę nad licznymi procesami, jakie dokonują się we współpracy z działem księgowości – i to nawet wówczas, gdy firma korzysta z usług zewnętrznego biura rachunkowego.

Odpowiedzialność za Politykę Rachunkowości

Dodatkowo w Polityce Rachunkowości należy określić osobę odpowiedzialną za przestrzeganie zasad w niej zawartych oraz za egzekwowanie ich przestrzegania przez innych. Taka osobowa musi współpracować jednocześnie z wieloma działami firmy, ale nie musi od razu być ich postrachem. Liczy się przede wszystkim kompleksowa perspektywa i zdolności koordynacyjne. Dlaczego?
Wróćmy do przykładu budżetu domowego. Ciężko planować budżet, jeśli każdy domownik ma inne plany, potrzeby i wydatki, sam zbiera paragony i analizuje wyciągi z konta. Gdyby odpowiadała za to jedna osoba, miałaby pełną kontrolę domowego gospodarstwa. Jeśli każdy członek rodziny z osobna robiłby zakupy domowe, kuchnia byłaby pewnie pełna chipsów i frytek, ale szybko zabraknie pasty do zębów. Bo przecież „na pewno” kupi ją ktoś inny. Gdyby jedna osoba kontrolowała to, czego brakuje, i wyznaczyła co kto ma kupić, nie byłoby problemu.

Podobnie w firmie. Firmowa Polityka Rachunkowości wyznacza jedną osobę, która odgórnie kontroluje finanse firmowe. Dzięki temu jest w stanie pilnować stabilności oraz skuteczności zarządzania finansami spółki.