Uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego – ZAW-FA i certyfikat KSeF

Przekazanie obsługi księgowej do biura rachunkowego nie oznacza automatycznie, że jego pracownicy uzyskują dostęp do faktur klienta w KSeF. System posiada odrębny model uprawnień, w którym trzeba ustalić, kto może przeglądać faktury, kto może je wystawiać, a kto zarządzać dostępami kolejnych osób.

W przypadku spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi istotną rolę może odgrywać formularz ZAW-FA (zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF). Służy on jednak przede wszystkim do wskazania pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do działania w KSeF, a nie do bezpośredniego zgłoszenia biura rachunkowego. Dopiero osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia może elektronicznie nadać dostęp biuru, wskazując jego NIP.

Osobnym elementem jest certyfikat KSeF. Nie zastępuje on uprawnień i nie powoduje, że biuro automatycznie uzyskuje dostęp do wszystkich swoich klientów. Jest jedną z metod uwierzytelnienia w systemie i może być wykorzystywany m.in. przez programy księgowe zintegrowane z KSeF.

Jak działają uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego?

KSeF rozdziela dwie kwestie: uwierzytelnienie użytkownika oraz zakres jego uprawnień. To ważne, ponieważ możliwość zalogowania się do systemu nie oznacza jeszcze prawa do przeglądania lub wystawiania faktur konkretnego podatnika.

Klient może nadać biuru rachunkowemu jako podmiotowi uprawnienie do wystawiania faktur, dostępu do faktur albo oba te uprawnienia jednocześnie. Robi to elektronicznie w KSeF, wskazując NIP biura rachunkowego. Może też zdecydować, czy biuro otrzyma prawo do dalszego przekazywania tych uprawnień swoim pracownikom. Takie rozwiązanie jest wygodniejsze niż nadawanie dostępu osobno każdej księgowej lub księgowemu, ponieważ klient upoważnia biuro jako podmiot, a ono samo organizuje dostęp swojego zespołu do obsługiwanych klientów.

Nie oznacza to jednak wspólnego dostępu do wszystkich klientów. Przy wystawianiu lub pobieraniu faktur biuro działa w kontekście NIP konkretnego podatnika, którego obsługuje.

Czy biuro rachunkowe trzeba zgłaszać na formularzu ZAW-FA?

Nie. ZAW-FA nie służy do wpisania biura rachunkowego jako podmiotu uprawnionego do wystawiania lub przeglądania faktur klienta. W formularzu można wskazać jedną osobę fizyczną, określaną jako pierwsza osoba uprawniona. Uzyskuje ona możliwość działania w imieniu podmiotu w KSeF oraz zarządzania kolejnymi dostępami.

Dopiero po uzyskaniu dostępu do systemu pierwsza osoba uprawniona może nadać elektronicznie odpowiednie uprawnienia biuru rachunkowemu, wskazując jego NIP. W praktyce proces może więc wyglądać następująco: spółka → ZAW-FA → pierwsza osoba uprawniona → biuro rachunkowe → pracownicy biura. Ostatni etap jest możliwy wtedy, gdy klient, nadając uprawnienia biuru, pozwoli mu na ich dalsze przekazywanie.

Kiedy ZAW-FA jest potrzebny?

ZAW-FA jest szczególnie istotny dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi, np. spółek z o.o., fundacji czy innych organizacji, i nie mogą uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP.

Jeżeli spółka posiada odpowiednią kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, może skorzystać z przypisanych jej systemowo uprawnień właścicielskich i nie musi wskazywać pierwszej osoby za pomocą ZAW-FA. Jeżeli natomiast takiej możliwości nie ma, za pomocą formularza wskazuje osobę fizyczną, która jako pierwsza uzyska dostęp do KSeF i będzie mogła rozpocząć konfigurację dalszych uprawnień.

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza musi składać ZAW-FA?

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą sytuacja jest prostsza. KSeF automatycznie przypisuje podatnikowi posiadającemu NIP uprawnienia właścicielskie, dlatego przedsiębiorca nie musi składać ZAW-FA tylko po to, aby uzyskać podstawowy dostęp do własnego KSeF. Może się uwierzytelnić, a następnie elektronicznie nadać uprawnienia innym osobom lub podmiotom, w tym biuru rachunkowemu.

Wyjątkowo ZAW-FA może być potrzebny osobie fizycznej do zgłoszenia danych unikalnych kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeżeli podpis nie zawiera NIP ani PESEL.

Kim jest pierwsza osoba uprawniona w KSeF?

Pierwsza osoba uprawniona to osoba fizyczna wskazana w ZAW-FA przez podatnika niebędącego osobą fizyczną, który nie korzysta z kwalifikowanej pieczęci umożliwiającej mu bezpośrednie uwierzytelnienie. Co istotne, nie musi to być członek zarządu, prezes ani osoba uprawniona do reprezentacji spółki według KRS. Podmiot może wskazać inną wybraną osobę fizyczną, natomiast sam formularz musi zostać prawidłowo podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji albo złożony przez odpowiednio umocowaną osobę.

W ZAW-FA wskazuje się tylko jedną pierwszą osobę. Kolejnych użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia można już dodawać elektronicznie w KSeF bez składania kolejnych formularzy. Od wersji ZAW-FA(3), stosowanej w KSeF 2.0, osoba wskazana w formularzu otrzymuje również automatycznie uprawnienie do wystawiania faktur, więc nie musi po uzyskaniu dostępu nadawać go sama sobie.

Jak nadać biuru rachunkowemu dostęp do KSeF?

Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienie do zarządzania dostępami loguje się do KSeF i nadaje uprawnienie podmiotowi, wskazując NIP oraz nazwę biura rachunkowego. Następnie należy określić zakres dostępu. Biuro rachunkowe może otrzymać uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF w imieniu klienta, do przeglądania i pobierania jego faktur albo oba te uprawnienia jednocześnie.

Klient może dodatkowo zaznaczyć, że biuro posiada prawo do dalszego przekazywania uprawnienia. To szczególnie przydatne w praktyce księgowej, ponieważ dzięki temu nie trzeba angażować klienta za każdym razem, gdy zmienia się osoba prowadząca jego księgowość.

Czy klient musi nadawać uprawnienie każdemu pracownikowi biura?

Nie, jeżeli nada uprawnienie całemu biuru rachunkowemu po jego NIP i jednocześnie zezwoli na dalsze przekazywanie uprawnień. Biuro może wtedy we własnym kontekście wskazać swoich pracowników, którzy mają pracować dla danego klienta, oraz określić, czy otrzymują prawo do wystawiania faktur, dostępu do nich czy oba uprawnienia.

Model pośrednich uprawnień ułatwia organizację pracy przy większej liczbie klientów. Pracownik biura może uzyskać uprawnienia do obsługi konkretnego klienta albo wszystkich klientów biura – zależnie od zakresu uprawnień nadanych mu przez biuro. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi znać struktury organizacyjnej biura ani aktualizować dostępu przy każdej zmianie księgowego, a jednocześnie zachowuje kontrolę nad tym, czy samo biuro posiada dostęp do jego danych.

Więcej o organizacji współpracy bez konieczności przekazywania dokumentów w tradycyjnej formie przeczytasz również w artykule Dlaczego zdalna obsługa księgowa jest wygodna?.

ZAW-FA a certyfikat KSeF – to nie jest to samo

ZAW-FA, uprawnienie w systemie i certyfikat KSeF pełnią trzy różne funkcje, dlatego nie należy używać tych pojęć zamiennie. ZAW-FA pozwala przede wszystkim uruchomić dostęp dla pierwszej osoby fizycznej w przypadku podmiotu, który nie może skorzystać bezpośrednio z kwalifikowanej pieczęci. Uprawnienie KSeF określa natomiast, co konkretna osoba lub podmiot może robić, np. wystawiać faktury, przeglądać je albo zarządzać dostępami.

Certyfikat KSeF jest z kolei metodą uwierzytelnienia. Pozwala potwierdzić tożsamość osoby lub podmiotu korzystającego z systemu, ale sam w sobie nie nadaje dostępu do faktur konkretnego klienta. Jeżeli pracownik biura posiada certyfikat KSeF, ale nie ma uprawnienia do działania dla danego klienta, sam certyfikat nie wystarczy, aby przeglądał lub wystawiał jego faktury.

Do czego biuru rachunkowemu potrzebny jest certyfikat KSeF?

Certyfikat KSeF może być szczególnie przydatny przy pracy za pośrednictwem programu księgowego zintegrowanego z API systemu. Pozwala uwierzytelnić użytkownika lub podmiot bez konieczności ręcznego logowania przy każdej operacji.

W KSeF funkcjonują dwa rodzaje certyfikatów. Certyfikat typu 1 służy do uwierzytelniania się w systemie i ma największe znaczenie przy zwykłej pracy programów księgowych z KSeF. Certyfikat typu 2 służy natomiast do potwierdzania tożsamości wystawcy przy fakturach wystawianych w trybach szczególnych, m.in. offline24, podczas niedostępności KSeF lub w czasie awarii systemu.

Są to dwa odrębne certyfikaty i nie można wygenerować jednego certyfikatu pełniącego obie funkcje.

Czy certyfikat KSeF daje biuru dostęp do wszystkich klientów?

Nie. Certyfikat jest sposobem uwierzytelnienia, a nie „kluczem” do wszystkich firm obsługiwanych przez biuro. Po uwierzytelnieniu certyfikatem system bierze pod uwagę uprawnienia przypisane do identyfikatora NIP lub PESEL znajdującego się na certyfikacie. Biuro może więc działać wyłącznie w takim zakresie i dla takich klientów, dla których wcześniej otrzymało odpowiednie uprawnienia.

Przy pobieraniu lub wystawianiu faktur klientów konieczna jest autoryzacja w kontekście NIP poszczególnych podatników. Certyfikat może usprawnić ten proces w programach komercyjnych, ale nie usuwa podziału pomiędzy klientami.

Jak uzyskać certyfikat KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. wnioskowanie o certyfikat KSeF i jego pobieranie jest dostępne w KSeF 2.0, m.in. w Aplikacji Podatnika oraz poprzez rozwiązania korzystające z API. Aby wystąpić o certyfikat, osoba lub podmiot musi najpierw skutecznie uwierzytelnić się w KSeF.

Osoba fizyczna może wykorzystać np. Profil Zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Podmiot niebędący osobą fizyczną może wystąpić o certyfikat dla podmiotu po uwierzytelnieniu za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Certyfikat KSeF może być ważny maksymalnie przez dwa lata.

W przypadku certyfikatu przypisanego do osoby fizycznej powinien korzystać z niego wyłącznie jego właściciel. Certyfikaty podmiotowe wymagają natomiast odpowiednich procedur bezpieczeństwa po stronie organizacji.

ZAW-FA – jak złożyć formularz w 2026 roku?

Aktualną wersją formularza jest ZAW-FA(3). Można go złożyć elektronicznie za pomocą interaktywnego formularza dostępnego w e-Urzędzie Skarbowym, w sekcji: Dokumenty → Złóż dokument → Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (ZAW-FA).

Formularz można również złożyć w formie papierowej – osobiście albo przesłać pocztą – oraz za pośrednictwem e-Doręczeń, z zachowaniem wymagań dotyczących podpisania dokumentu. Od 1 stycznia 2026 r. ZAW-FA nie należy składać przez ePUAP, ponieważ dokument przesłany w ten sposób do urzędu skarbowego nie jest uznawany za skutecznie doręczony. Formularz można złożyć przez e-Urząd Skarbowy, e-Doręczenia albo w formie papierowej.

Czy ZAW-FA można wykorzystać do odebrania dostępu?

Tak. Formularz służy zarówno do nadania, jak i odebrania uprawnień w sytuacjach, w których przewidziano obsługę poprzez ZAW-FA. Jest to szczególnie ważne, gdy pierwsza osoba uprawniona odchodzi z firmy.

Jeżeli w KSeF nie ma innej osoby posiadającej odpowiednio szerokie uprawnienia pozwalające zarządzać dostępami, podmiot powinien złożyć kolejne ZAW-FA i wskazać nową osobę. Dlatego nie warto budować całego modelu KSeF wokół jednego pracownika bez przygotowania procedury na wypadek jego odejścia lub dłuższej nieobecności.

Jak bezpiecznie zorganizować uprawnienia KSeF przy współpracy z biurem rachunkowym?

Najbardziej praktyczny model zależy od formy prawnej przedsiębiorcy. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą posiada uprawnienia właścicielskie automatycznie i może bezpośrednio nadać dostęp biuru rachunkowemu. Spółka posiadająca kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP może z kolei uwierzytelnić się bez ZAW-FA i następnie samodzielnie zarządzać dostępami.

Jeżeli spółka nie może w ten sposób uwierzytelnić się w KSeF, ZAW-FA pozwala wskazać pierwszą osobę uprawnioną. Następnie zamiast udzielać uprawnienia każdemu księgowemu oddzielnie, można nadać je całemu biuru rachunkowemu po jego NIP i – jeśli jest taka potrzeba – umożliwić dalsze delegowanie uprawnień pracownikom.

Certyfikat KSeF warto traktować jako kolejny element tego procesu, służący przede wszystkim do bezpiecznego i wygodnego uwierzytelniania w systemie, szczególnie przy korzystaniu ze zintegrowanego oprogramowania księgowego.

Najczęstsze pytania o uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego

Czy w ZAW-FA można wskazać kilka osób?

Nie. Formularz służy do wskazania jednej pierwszej osoby uprawnionej. Kolejne osoby można następnie dodać elektronicznie w systemie.

Czy pierwszą osobą uprawnioną musi być prezes spółki?

Nie. Może to być inna osoba fizyczna wskazana przez podatnika. Nie musi być członkiem zarządu ani osobą ujawnioną w KRS jako reprezentant spółki.

Czy można dać biuru tylko dostęp do faktur bez prawa ich wystawiania?

Tak. Uprawnienie do dostępu do faktur i uprawnienie do ich wystawiania są rozdzielone. Klient może przyznać tylko jedno z nich albo oba.

ZAW-FA, certyfikat i biuro rachunkowe – co jest najważniejsze?

Przy konfiguracji KSeF warto zacząć od ustalenia, kto ma uprawnienia właścicielskie i kto może zarządzać dalszym dostępem. Dla jednoosobowej działalności jest to sam przedsiębiorca. W przypadku spółki z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiot może działać bez ZAW-FA, natomiast jeśli spółka nie może w ten sposób uwierzytelnić się w KSeF, formularz pozwala wskazać pierwszą osobę uprawnioną.

Dopiero na kolejnym etapie należy nadać dostęp biuru rachunkowemu. Najwygodniej zrobić to na NIP biura i – jeśli jest taka potrzeba – umożliwić dalsze delegowanie uprawnień pracownikom. Certyfikat KSeF nie zastępuje żadnego z tych etapów. Ułatwia uwierzytelnienie i automatyczną pracę z systemem, ale użytkownik lub podmiot może wykonywać wyłącznie te operacje, do których wcześniej otrzymał odpowiednie uprawnienia.

Materiały źródłowe

Ministerstwo Finansów – KSeF 2.0, „Uprawnienia i autoryzacja”; Ministerstwo Finansów – „Najczęstsze pytania KSeF”; Ministerstwo Finansów – „Certyfikaty KSeF”; Ministerstwo Finansów – „Formularz ZAW-FA(3) dostępny w e-Urzędzie Skarbowym”; Ministerstwo Finansów – „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0”.