Czy faktury papierowe znikną? KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF), wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, to ogólnopolski program informatyczny, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Ministerstwo informuje, że korzystanie z KSeF wiąże się z dodatkowymi korzyściami podatkowymi.

 

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF to komputerowy system, który pozwala na generowanie oraz udostępnianie faktur w formie strukturalnej. Jego głównym celem jest centralizacja rejestracji faktur w obrocie gospodarczym, co następuje poprzez kierowanie dokumentów do jednego centralnego miejsca. Dzięki temu systemy fakturowania i księgowości będą zintegrowane z KSeF, co umożliwi łatwiejsze przesyłanie i odbieranie faktur. System oferuje także możliwość zarządzania uprawnieniami, co gwarantuje bezpieczeństwo dostępu do danych.

 

Kiedy wejdzie w życie KSeF?

Choć wiele firm, biur rachunkowych i doradców podatkowych przygotowywało się na wprowadzenie tego systemu, obowiązek fakturowania przez KSeF nie został jeszcze wprowadzony. Zgodnie z zapowiedzią, KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców dopiero od 2026 roku:

• od 1 lutego 2026 roku dla dużych podmiotów, które w poprzednim roku przekroczyły obrót 200 mln zł
• od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podmiotów

 

Nowości w projekcie ustawy o KSeF

5 listopada 2024 roku Ministerstwo Finansów opublikowało projekt ustawy, zmieniający przepisy dotyczące KSeF. Zawiera on następujące istotne aspekty:

• wystawianie faktur na kasach rejestrujących będzie możliwe jedynie do 31 lipca 2026 roku
• numer KSeF przy płatnościach za faktury nie będzie obowiązkowy do 31 lipca 2026 roku
• podatnicy będą mogli dobrowolnie korzystać z trybu offline do 31 grudnia 2026 roku, a po tym terminie tylko w sytuacjach awarii
• odroczenie obowiązku dla mikro-przedsiębiorców, którzy do września 2026 roku będą mogli wystawiać faktury (do wartości 450 zł) bez użycia KSeF
• dobrowolne wystawianie faktur w KSeF dla osób prywatnych, z wymogiem zapewnienia im dostępu do tych faktur

Ministerstwo Finansów nie wyklucza również możliwości dobrowolnego korzystania z KSeF dla osób prywatnych, a faktury mają być oznaczane kodem QR umożliwiającym ich anonimowy dostęp w Aplikacji Podatnika KSeF.

 

Dla kogo będzie obowiązkowy KSeF?

Szczegółowe przepisy dotyczące obowiązku wystawiania faktur w KSeF nie będą dotyczyć następujących sytuacji:

• gdy podatnik nie ma siedziby działalności gospodarczej w Polsce;
• gdy podatnik nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których faktura została wystawiona;
• przy stosowaniu procedur szczególnych;
• w przypadku transakcji z osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

 

Jak działa KSeF?

KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania. System weryfikuje zgodność dokumentu ze standardem, nadaje mu unikalny numer i_emitując urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca ma możliwość uzyskania dostępu do faktury poprzez autoryzację w KSeF lub za pośrednictwem anonimowych danych.

 

Korzyści z korzystania z KSeF

Choć obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ministerstwo proponuje szereg zachęt:

• zwolnienie z obowiązku archiwizacji faktur;
• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku;
• zwiększenie automatyzacji procesów księgowych;
• możliwość pobierania kosztowych faktur z systemu.

Dzięki centralizacji procesów fakturowania system ten ma przyczynić się do uproszczenia i przyspieszenia kontroli podatkowych.

 

Czy faktury papierowe znikną?

Mimo postępu cyfryzacji, zapowiadane zmiany nie oznaczają całkowitego zniknięcia papierowych faktur. System KSeF będzie jednym z wyborów, ale nie wyklucza dalszego stosowania tradycyjnych faktur, które z czasem mogą stać się mniej powszechne. Faktury papierowe będą mogły być wystawiane w wyjątkowych przypadkach, do określonej wartości.

Podsumowując, Krajowy System e-Faktur wprowadza istotne zmiany w sposobie wystawiania i odbierania faktur, a stosowanie systemu przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorców.

 

Jak przebiega proces przygotowania faktur sprzedażowych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)?

Przygotowanie faktur sprzedażowych w KSeF odbywa się w kilku etapach:

• przygotowanie merytoryczne faktury – na tym etapie należy określić wszystkie wymagane oraz opcjonalne pola w schemacie faktury, takie jak dane nabywcy (nazwa i adres), informacje o sprzedawcy, opis towarów lub usług, kwota netto, stawka podatku VAT, wysokość podatku oraz kwota brutto;
• przygotowanie techniczne faktury – w tym kroku tworzony jest plik XML zawierający dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF;
• autoryzacja użytkownika w KSeF – osoba wystawiająca faktury musi posiadać odpowiednie uprawnienia do korzystania z KSeF.;
• wysłanie faktury do KSeF – po utworzeniu i autoryzacji faktura zostaje przesłana do systemu;
• walidacja faktury – po wysłaniu faktura jest weryfikowana pod kątem poprawności formatu i zawartości. Jeśli dane są poprawne, faktura zostaje przyjęta do KSeF i otrzymuje unikalny numer referencyjny;
• nadanie numeru referencyjnego – numer referencyjny stanowi unikalny identyfikator faktury w KSeF, umożliwiając jej późniejsze wyszukiwanie.

 

Jak przystąpić do KSeF?

Aktualnie przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dobrowolne. Aby dołączyć do systemu, należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, podpis zaufany lub token wygenerowany przez KSeF. Pierwsze logowanie do systemu odbywa się na oficjalnej stronie rządowej KSeF.

Czy w KSeF możliwe jest samofakturowanie?

Podatnik (sprzedawca) posiada pełne uprawnienia do zarządzania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dzięki temu ma możliwość nadawania uprawnień innym podmiotom, co pozwala na korzystanie z procedury samofakturowania.

 

Jakie obowiązki ma biuro rachunkowe w kontekście KSeF?

Obowiązki biura rachunkowego w procesie fakturowania różnią się od odpowiedzialności przedsiębiorcy. Kluczowym zadaniem biura jest zapewnienie, że system do fakturowania, który udostępnia klientom, jest zintegrowany z KSeF. Biuro powinno również zaznajomić się z zasadami pozyskiwania faktur kosztowych z KSeF. Jako podatnik, biuro rachunkowe ma również obowiązek wystawiania faktur, co wymaga, aby pracownicy byli dobrze obeznani z procedurą wystawiania faktur przy użyciu KSeF.

Podsumowując Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski program stworzony przez Ministerstwo Finansów, pozwalający przedsiębiorcom na wystawianie i odbieranie elektronicznych, ustrukturyzowanych faktur. Z danych wynika, że korzystanie z KSeF prowadzi do korzyści podatkowych dla użytkowników.

KSeF ma na celu centralizację procesu rejestracji faktur, integrując systemy fakturowania z jednym miejscem, co uprości procesy księgowe. Chociaż system staje się obowiązkowy dopiero od 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorstw i od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich, większość firm już przygotowuje się do tego nowego rozwiązania.

Ministerstwo Finansów przedstawiło również projekt ustawy dotyczącej KSeF, który określa m.in. kwestie związane z wystawianiem faktur na kasach rejestrujących oraz możliwość korzystania z trybu offline do końca 2026 roku. Dodatkowo mikroprzedsiębiorcy będą mogli do września 2026 roku wystawiać faktury do określonej wartości bez użycia KSeF, a wystawianie faktur dla osób prywatnych również będzie dobrowolne.