Tak jak każde nowe rozwiązanie tak i KSeF budzi wiele pytań i wątpliwości. Niektórzy mogą powiedzieć
„wreszcie”, inni nie wolą unikać nowoczesnych technologii i zmian, z jakimi są związane. Niezależnie od
tego jakie uczucia budzi ta zmiana, trzeba ją będzie już teraz lub w niedalekiej przyszłości przyjąć i
wdrożyć. Jak najlepiej się do tego zabrać?
Krajowy System e-Faktur znany również jako KSeF – dowiedz się czym jest!
Aktualnie jest dobry czas na to, żeby wdrożyć się w nowy system. W tej chwili każdy, kto chce może
uruchomić ustrukturyzowane faktury – na ten moment jako rozwiązanie nieobowiązkowe. Można zacząć
od wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych jako opcji dodatkowej – nawet na zasadzie samodzielnego
zapoznania się z systemem, rozeznania jak wielu klientów już korzysta z tej opcji. Może to służyć też
sprawdzeniu jakie działania należy podjąć przy wprowadzaniu tego rozwiązania na stałe. A jakie działania
mogą okazać się koniecznie?
KSeF a prowadzenie księgowości
Firmy, które korzystają z usług biura rachunkowego powinny w pierwszej kolejności skontaktować się z
nim i ustalić czy już korzystają z systemu eFaktur. Nieżelazne od sytuacji biura warto ustalić plan działania
w przypadku konkretnego przedsiębiorcy. Dla firm, które nie korzystają z usług biura praktyczne może
okazać się zastanowienie czy nie warto zacząć. Pozostałe rady dotyczą obydwu sytuacji – w przypadku
samodzielnego wystawiania faktur, a także, gdy dzieje się to przy pomocy pracowników biura
rachunkowego.
Przeszkolenie pracowników w obszarze KSeF
Z pewnością nieodzownym elementem będzie przeszkolenie pracowników. Szkolenie dotyczy na pewno
pracowników wystawiających faktury. Ale nie zawsze wystawca faktury prowadzi też np.ewidencje
magazynu czy opłaca wystawione przez dostawców faktury. W wielu firmach zadania są tak podzielone,
że jedna faktura może przechodzić przez ręce kilku lub nawet kilkunastu pracowników. Zapewne
większość z nich – o ile nie wszystkich – trzeba będzie przeszkolić. Dlatego też warto wdrożyć system już
wcześniej, ponieważ przy wcześniejszym zaznajomieniu się z programem, objaśnianie jego działania
będzie dużo bardziej intuicyjne i być może uda się to zorganizować niższym kosztem.
Wystawienie faktur elektronicznych
Jeśli wejście w system KSeF jest na ten moment niewykonalne warto chociaż rozważyć przejście z formy
papierowej na formę elektroniczną wystawiania albo choćby odbioru faktur. Dlaczego? Dla samego faktu
przyzwyczajenia się – do coraz rzadszych wizyt na poczcie i do tego, że nie trzeba czekać na listonosza,
żeby ostatniego dnia miesiąca mieć komplet faktur za ten miesiąc. Bo właśnie temu służą faktury
elektroniczne, a jeszcze bardziej system KSeF – przyspieszeniu procesu.
Konieczność modernizacji przedsiębiorstwa
Jak przy wszystkich nowoczesnych zmianach, tak i przy tej warto zatrzymać się na chwilę i
przeanalizować sprzęt, z którego aktualnie korzysta firma. Szczególnie w firmach, gdzie do tej pory
wykonuje się większość zadań w formie papierowej może się okazać, że komputery nie są przystosowane
do obsługi nowocześniejszych technologii. I nawet jeśli nie wymieni się go teraz, dobrze zaplanować taką
wymianę wcześniej, żeby przygotować się na to finansowo i kupić sprzęt, który będzie służył na lata.
Założenie/ odnowienie profilu zaufanego lub certyfikatu w kontekście KSeF
Jak większość aplikacji czy rozwiązań rządowych, tak i Krajowy System eFaktur będzie opierał się o profil
zaufany lub podpis kwalifikowany. Warto wykorzystać czas, który pozostał do obowiązkowego
wprowadzenia tego systemu na sprawdzenie jak wygląda sytuacja z profilem/podpisem u pracowników,
którzy będą w firmie odpowiedzialni za obrót fakturami.
Wdrożenie już teraz tych wszystkich działań samodzielnie lub we współpracy z biurem rachunkowym z
usług, którego korzystamy pomoże być gotowym i bez stresu czekać na dodatkowe informacje w sprawie
wdrożenia Krajowego Systemu eFaktur.
