Każda działalność gospodarcza potrzebuje regularnych rozliczeń. Nie chodzi jedynie o opłacanie podatku na czas czy ubezpieczeń do ZUS, ale też o rozliczenia kredytów, środków trwałych, kapitału własnego czy dotacji, jakie można było dostać na otwarcie lub rozszerzenie działalności. Najczęściej takimi rozliczeniami zajmuje się dział księgowości, ale nie zawsze młody przedsiębiorca może pozwolić sobie na zatrudnienie księgowej albo też doświadczony przedsiębiorca decyduje się na zatrudnienie zewnętrznej firmy, która nie zawsze okazuje się idealnym rozwiązaniem. Dlatego można powiedzieć wprost: księgowość to ciężki orzech do zgryzienia.
Czas to pieniądz
Młoda firma, która jest na przykład działalnością jednoosobową nie ma zbyt wielu dokumentów do segregowania czy księgowania. Dlatego może nas kusić rozliczanie się samemu. Kiedy zajmujemy się księgowością samodzielnie nasze jedyne koszty to czas naszej pracy. Tak by się tylko mogło wydawać. Jednak czas, który trzeba będzie poświęcić na przejrzenie czy dokumenty nie mają błędów, wprowadzenie ich do programu księgowego, wydrukowanie sprawozdań czy nawet zeskanowanie papierowych dokumentów do archiwum na dysku nie zabiera 15 minut, a czasem nawet cały dzień pracy. A w tym czasie można by się było zająć po prostu prowadzeniem naszej działalności czy marketingiem firmy, aby zdobywać nowych klientów. Po pewnym czasie może się nawet okazać, że siedzimy nad dokumentami “po nocach”, bo w dzień rozmawiamy z klientami, zajmujemy się dostawami czy realizacją usług i nie mamy kiedy wystawić faktur.
A do urzędu też czasem trzeba pojechać osobiście. To z kolei może oznaczać konieczność zamknięcia biura czy sklepu, jeśli prowadzimy biznes jako jednoosobowa firma. A to generuje już wymierne w pieniądzu straty.
Wielka odpowiedzialność
Prowadzenie działalności gospodarczej to sama w sobie wielka odpowiedzialność. Ale części odpowiedzialności można uniknąć przerzucając sprawy księgowe na biuro rachunkowe lub zatrudniając na etat księgową czy księgowego. Nie każdy lubi i umie wypełniać skomplikowane dokumenty Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy deklaracje podatkowe do Urzędu Skarbowego. Co prawda gdy popełnimy błąd w dokumencie do US można napisać tak zwany “czynny żal” i prosić o uniknięcie kary oraz złożyć korektę, ale co jeśli robimy to miesiąc w miesiąc? W pewnym momencie nawet US naliczy karę i nie przyjmie naszego żalu. Dlatego zdecydowanie łatwiej by było zrzucić z siebie odpowiedzialność na przykład na biuro rachunkowe.
Od błędów można się ubezpieczyć, ale …
Dochodzi tutaj jeszcze kwestia ubezpieczenia od błędów. Niestety kary od ZUS czy US są bardzo wysokie, a jeśli my jako przedsiębiorca taką karę dostaniemy to nie przyjdzie nam nic innego jak płacić. Ale biura rachunkowe czy nawet księgowi pracujący na zlecenie mają wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilne. Oznacza to, że to ta jednostka ponosi odpowiedzialność za szkodę, a jeśli taka będzie miała wymiar materialny to my jako klienci dostaniemy odszkodowanie za poniesione szkody.
Tak naprawdę odsetki liczone są już od 1 grosza, o który łatwo się pomylić. Wystarczy, że źle zaokrąglimy wysokość zaliczki na podatek dochodowy, albo wpłacimy składkę ZUS z błędną końcówką groszową. Najgorzej jednak będzie jeśli wpłacimy zaliczkę na podatek dochodowy do ZUS, a składkę na ubezpieczenie do US, albo pomylimy ich terminy ze sobą. Każdemu przedsiębiorcy zdarzyło się to przynajmniej raz. Czy warto się z tym męczyć samemu?
Księgowość nie jest dla wszystkich
Niestety można powiedzieć wprost, że nie każdy przedsiębiorca powinien prowadzić swoją księgowość. Nie wszyscy mają do tego predyspozycje, na to czas, albo nawet stalowe nerwy, aby po tygodniu pracy nie czuć się wykończonym z powodu kilkunastu dokumentów rachunkowych, które szybko przerodzą się w ich setki. O ile całego naszego czasu nie zajmie księgowość, a my faktycznie zaczniemy prowadzić swoją firmę i zdobywać nowych klientów.