Najczęstsze błędy przedsiębiorców przy rozliczaniu kosztów

5 kosztów, które przedsiębiorcy najczęściej rozliczają błędnie

Koszty uzyskania przychodów to jeden z najczęściej weryfikowanych obszarów podczas kontroli podatkowych. Błędy rzadko kiedy wynikają z nieuczciwości. Najczęściej biorą się z przeświadczenia, że skoro wydatek jest związany z firmą, to można go w całości wrzucić w koszty. Niestety tak nie jest. Poniżej znajdziesz pięć kategorii, w których pomyłki zdarzają się najczęściej.

Samochód firmowy

Auto to prawdopodobnie najczęstsze źródło sporów z fiskusem. Typowe błędy to wrzucanie w koszty 100% wydatków na samochód używany także prywatnie oraz odliczanie 100% VAT bez spełnienia formalności wymaganych przez prawo.

Pełne rozliczenie kosztów samochodu osobowego wymaga wyłącznie firmowego użytkowania pojazdu. Nawet jeden wyjazd prywatny powoduje utratę prawa do pełnego odliczenia VAT i kosztów od takiego auta.

Przedsiębiorcy zapominają też o formalnościach, takich jak stworzenie regulaminu użytkowania pojazdu, dokonanie w terminie zgłoszenia VAT-26 i prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tak zwanej kilometrówki.

Reprezentacja i prezenty dla kontrahentów

Wystawna kolacja z klientem, alkohol, upominki na święta. To klasyczna reprezentacja, która nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. VAT od takich wydatków bardzo rzadko podlega odliczeniu, bo przepisy zabraniają odliczać VAT od usług gastronomicznych i hotelowych. Skarbówka najczęściej sprzeciwia się też odliczaniu VAT od zakupu alkoholu, jeśli taki alkohol ma zostać spożyty na spotkaniu biznesowym lub wręczony w prezencie kontrahentowi.

Tutaj przedsiębiorcy często mylą reprezentację z reklamą. Gadżety z logo firmy, o niskiej wartości i przekazywane szerokiemu gronu odbiorców, mogą być reklamą. Ekskluzywny prezent dla jednego kontrahenta to już reprezentacja. O kwalifikacji decyduje charakter wydatku, a nie nazwa na fakturze.

Okulary korekcyjne dla właściciela JDG

Dość kontrowersyjną sprawą jest zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych dla właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej. Zakupy okularów dla pracowników mogą być kosztem, bo pracodawca ma prawo dofinansować pracownikowi taki zakup.

Niestety w przypadku właściciela JDG sprawa ma się zupełnie inaczej. Skarbówka konsekwentnie odmawia prawa do zaliczenia takich wydatków do firmowych kosztów. Argumentacja jest taka, że osoba z wadą wzroku potrzebuje okularów nie tylko do pracy, ale również w codziennym życiu, więc jest to wydatek prywatny.

Zagraniczne subskrypcje

Przedsiębiorcy często kupują różne subskrypcje, reklamy, takie jak Google Ads lub Meta Ads, czy hosting od zagranicznych firm. Ale mało kto pamięta, że zakup usługi od firmy spoza Polski najczęściej stanowi import usług. Przedsiębiorca ma wtedy obowiązek naliczyć polski podatek VAT od takiej transakcji. Jeśli przy tym jest czynnym podatnikiem VAT, to najczęściej może jednocześnie odliczyć ten podatek. Błędem jest też brak rejestracji do VAT-UE przed dokonaniem zakupu usług od firm z Unii Europejskiej.

Wydatki bez związku z działalnością

To, że przedsiębiorca przy zakupie wziął fakturę na firmę nie oznacza automatycznie, że taki wydatek może być kosztem w firmie. Przykładem takich zakupów może być sprzęt sportowy, jacuzzi czy droga elektronika, która nie ma absolutnie żadnego związku z prowadzoną działalnością. Co prawda czasami takie wydatki mogą być kosztem, ale to, że w firmie kolegi księgowa uznała dany wydatek za koszt nie znaczy, że Ty też możesz tak zrobić. Przykładowo drogi aparat fotograficzny czy profesjonalna kamera to typowe koszty w firmie, która zajmuje się fotografią czy nagraniami video. Ale w przypadku innych branż takie wydatki mogą zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy, który stwierdzi, że są to wydatki prywatne.