Czy wydatek na zakup garnituru to koszt uzyskania przychodu w firmie

Czy wydatek na garnitur dla przedsiębiorcy jest kosztem podatkowym?

Pytanie o to, czy garnitur można uznać za koszt firmowy, bardzo często pada z ust przedsiębiorców. Odpowiedź fiskusa jest w większości przypadków odmowna. Garnitur, nawet kupiony wyłącznie na potrzeby działalności, traktowany jest jako wydatek osobisty. Od tej zasady istnieją jednak konkretne, dobrze udokumentowane wyjątki, które warto poznać przed podjęciem decyzji o zaksięgowaniu faktury za wydatki na zakup odzieży.

Dlaczego zakup garnituru to wydatek o charakterze osobistym

Podstawą oceny każdego kosztu jest art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i odpowiednio art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatek musi pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem oraz nie może znajdować się w katalogu wyłączeń.

Na pierwszy rzut oka garnitur spełnia ten test. Przecież przedsiębiorca potrzebuje odpowiedniej odzieży, żeby dobrze prezentować się podczas rozmów z potencjalnymi klientami.

Problem w tym, że Krajowa Informacja Skarbowa konsekwentnie przyjmuje, że wydatki na zakup garnituru – niezależnie od branży – mają charakter osobisty, bo każdy człowiek potrzebuje odzieży, w tym również garniturów, niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy nie.

Argumentacja organów jest powtarzalna: garnitur można nosić poza pracą, więc nie da się obiektywnie wykazać, że wydatek służy wyłącznie uzyskaniu przychodu. Sądy administracyjne podtrzymują tę linię orzeczniczą.

Wydatki na odzież o charakterze indywidualnym, możliwą do wykorzystania poza działalnością, nie stanowią kosztu podatkowego.

Kiedy wydatek na garnitur będzie stanowić koszt uzyskania przychodu

Od tej niekorzystnej reguły funkcjonują dwa uznane wyjątki.

Pierwszy to prawny obowiązek noszenia określonego stroju, wynikający np. z przepisów branżowych czy regulaminu pracy narzucającego konkretny dress code. Jeśli ubiór został dostosowany do pełnienia określonej funkcji lub zawodu i utracił przez to charakter osobisty, organy podatkowe dopuszczają zaliczenie go do kosztów.

Przykładem obowiązku używania określonego rodzaju odzieży są togi dla adwokatów czy radców prawnych. Taka odzież może być uznana za koszt uzyskania przychodu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Drugi, częściej stosowany w praktyce, to trwałe oznaczenie odzieży logo firmy. Interpretacja z 28 października 2024 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.493.2024.1.AG), wydana dla kancelarii prawnej planującej zakup garniturów dla pracowników z widocznym logotypem spółki, potwierdza takie stanowisko. Trwałe naniesienie logo pozbawia ubioru cech osobistych i pozwala potraktować wydatek jako koszt o charakterze reklamowym.

Warto przy tym pamiętać, że musi to być logo trwale naszyte lub nadrukowane. Nie może to być plakietka czy przypinka możliwa do zdjęcia. Poza tym podatnik powinien dysponować dokumentacją fotograficzną potwierdzającą trwałe oznaczenie odzieży by potwierdzić, że nie ma ona już charakteru odzieży osobistej.

Czy logo firmy wystarczy do ujęcia garnituru w kosztach

Nawet przy spełnieniu warunku logo, praktyka pokazuje kilka pułapek, na które warto zwrócić uwagę przed zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów zakupu garnituru:

• Brak polityki ubioru w firmie – jeśli nigdzie nie jest określone, kto i kiedy ma obowiązek noszenia oznakowanej odzieży, urząd może zakwestionować związek wydatku z działalnością.
• Brak kontroli nad faktycznym użytkowaniem – używanie garnituru poza pracą osłabia argument o wyłącznie służbowym charakterze ubioru.
• Opieranie się na interpretacji dla innego podatnika – interpretacje indywidualne wiążą tylko w konkretnej sprawie, dlatego przy większych wydatkach (np. zakup garniturów dla całego zespołu) warto rozważyć wystąpienie o własną interpretację zamiast opierania się na cudzej.
• Sam napis czy monogram na guziku nie wystarczy – organy podkreślają, że drobne, łatwe do usunięcia oznaczenie nie pozbawia ubioru charakteru osobistego.

Kiedy zakup odzieży może być kosztem firmowym

Garnitur bez logo pozostaje wydatkiem osobistym i nie powinien trafiać w koszty firmy. To wciąż dominująca linia interpretacyjna fiskusa i sądów.

Bezpieczną drogą do rozliczenia takiego wydatku jest trwałe oznaczenie odzieży logotypem firmy. Dodatkowo przy zakupach dla większej liczby pracowników najlepiej będzie wprowadzić wewnętrzną politykę ubioru, określającą kto i w jakich sytuacjach ma obowiązek nosić garnitur z logo.

Przy większych zakupach, zwłaszcza dla całego zespołu, warto rozważyć wystąpienie o indywidualną interpretację, zamiast opierać rozliczenie na korzystnych interpretacjach wydanych dla innych podatników.