KSeF – co oznacza dla przedsiębiorców?

Tak jak każde nowe rozwiązanie tak i KSeF budzi wiele pytań i wątpliwości. Niektórzy mogą powiedzieć „wreszcie”, inni nie wolą unikać nowoczesnych technologii i zmian, z jakimi są związane. Niezależnie od tego jakie uczucia budzi ta zmiana, trzeba ją będzie już teraz lub w niedalekiej przyszłości przyjąć i wdrożyć. Jak najlepiej się do tego zabrać?

Krajowy System e-Faktur znany również jako KSeF – dowiedz się czym jest!

Aktualnie jest dobry czas na to, żeby wdrożyć się w nowy system. W tej chwili każdy, kto chce może uruchomić ustrukturyzowane faktury – na ten moment jako rozwiązanie nieobowiązkowe. Można zacząć od wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych jako opcji dodatkowej – nawet na zasadzie samodzielnego zapoznania się z systemem, rozeznania jak wielu klientów już korzysta z tej opcji. Może to służyć też sprawdzeniu jakie działania należy podjąć przy wprowadzaniu tego rozwiązania na stałe. A jakie działania mogą okazać się koniecznie?

KSeF a prowadzenie księgowości

Firmy, które korzystają z usług biura rachunkowego powinny w pierwszej kolejności skontaktować się z nim i ustalić czy już korzystają z systemu eFaktur. Nieżelazne od sytuacji biura warto ustalić plan działania w przypadku konkretnego przedsiębiorcy. Dla firm, które nie korzystają z usług biura praktyczne może okazać się zastanowienie czy nie warto zacząć. Pozostałe rady dotyczą obydwu sytuacji – w przypadku samodzielnego wystawiania faktur, a także, gdy dzieje się to przy pomocy pracowników biura rachunkowego.

Przeszkolenie pracowników w obszarze KSeF

Z pewnością nieodzownym elementem będzie przeszkolenie pracowników. Szkolenie dotyczy na pewno pracowników wystawiających faktury. Ale nie zawsze wystawca faktury prowadzi też np. ewidencje magazynu czy opłaca wystawione przez dostawców faktury. W wielu firmach zadania są tak podzielone, że jedna faktura może przechodzić przez ręce kilku lub nawet kilkunastu pracowników. Zapewne większość z nich – o ile nie wszystkich – trzeba będzie przeszkolić. Dlatego też warto wdrożyć system już wcześniej, ponieważ przy wcześniejszym zaznajomieniu się z programem, objaśnianie jego działania będzie dużo bardziej intuicyjne i być może uda się to zorganizować niższym kosztem.

Wystawienie faktur elektronicznych

Jeśli wejście w system KSeF jest na ten moment niewykonalne warto chociaż rozważyć przejście z formy papierowej na formę elektroniczną wystawiania albo choćby odbioru faktur. Dlaczego? Dla samego faktu przyzwyczajenia się – do coraz rzadszych wizyt na poczcie i do tego, że nie trzeba czekać na listonosza, żeby ostatniego dnia miesiąca mieć komplet faktur za ten miesiąc. Bo właśnie temu służą faktury elektroniczne, a jeszcze bardziej system KSeF – przyspieszeniu procesu.

Konieczność modernizacji przedsiębiorstwa

Jak przy wszystkich nowoczesnych zmianach, tak i przy tej warto zatrzymać się na chwilę i przeanalizować sprzęt, z którego aktualnie korzysta firma. Szczególnie w firmach, gdzie do tej pory wykonuje się większość zadań w formie papierowej może się okazać, że komputery nie są przystosowane do obsługi nowocześniejszych technologii. I nawet jeśli nie wymieni się go teraz, dobrze zaplanować taką wymianę wcześniej, żeby przygotować się na to finansowo i kupić sprzęt, który będzie służył na lata.

Założenie/ odnowienie profilu zaufanego lub certyfikatu w kontekście KSeF

Jak większość aplikacji czy rozwiązań rządowych, tak i Krajowy System eFaktur będzie opierał się o profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Warto wykorzystać czas, który pozostał do obowiązkowego wprowadzenia tego systemu na sprawdzenie jak wygląda sytuacja z profilem/podpisem u pracowników, którzy będą w firmie odpowiedzialni za obrót fakturami. Wdrożenie już teraz tych wszystkich działań samodzielnie lub we współpracy z biurem rachunkowym z usług, którego korzystamy pomoże być gotowym i bez stresu czekać na dodatkowe informacje w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu eFaktur.

Dowiedz się także czym jest fundacja rodzina