Wyjazd wakacyjny w działalności gospodarczej – które wydatki zaakceptuje urząd skarbowy?

Planujesz wakacyjny wyjazd i zastanawiasz się, czy chociaż część kosztów możesz wrzucić w firmowe wydatki? A może znasz historie o przedsiębiorcach, którzy rozliczają nawet hotelowe faktury i bilety lotnicze dla całej rodziny?

Zanim spakujesz laptopa do walizki, sprawdź, co na temat wakacyjnych kosztów sądzi urząd skarbowy. W tym artykule rozwiewamy mity oraz podpowiadamy, które wydatki mają szansę przejść przez sito fiskusa. Sprawdź, na co szczególnie musisz uważać, żeby nie narazić się na przykrą niespodziankę podczas kontroli podatkowej.

Kiedy wyjazd służbowy może stanowić koszt firmy

Nie każdy wyjazd przedsiębiorcy da się rozliczyć w kosztach działalności. Taki wydatek powinien mieć:

• związek z działalnością firmy,
• uzasadnienie biznesowe,
• właściwą dokumentację.

Jeśli podczas podróży faktycznie realizujesz obowiązki zawodowe, takie jak spotkania z klientami, udział w targach czy negocjacje, to wydatki na przejazdy, noclegi czy wyżywienie mogą być kosztem podatkowym. Ważne jednak, by każdy taki wydatek był uzasadniony biznesowo i odpowiednio udokumentowany. I nie chodzi tu wyłącznie o faktury. W tym celu warto mieć np. raporty i notatki ze spotkań oraz korespondencję z kontrahentami lub potencjalnymi klientami.

Kiedy nocleg przedsiębiorcy będzie kosztem podatkowym

Nocleg można zaliczyć do kosztów firmy, jeśli jest on niezbędny do realizacji celów służbowych. Przykładem może być udział w konferencji lub szkoleniu w innym mieście albo spotkanie z kontrahentem, które wymaga noclegu. Natomiast nie można rozliczyć noclegu, jeśli wyjazd ma charakter typowo wakacyjny lub rodzinny. I to nawet wtedy, gdy przedsiębiorca podczas urlopu odbierze kilka służbowych telefonów.

Pomocą w ustaleniu czy nocleg można wrzucić w koszty, mogą być przykłady podróży, które mają powiązanie z prowadzoną działalnością gospodarczą:

• targi branżowe,
• spotkanie z kontrahentem,
• rozpoznanie trendów występujących w branży,
• sprowadzenie nowych produktów do oferty firmy,
• testowanie produktów w określonych warunkach pogodowych.

Wakacyjne wydatki a koszty uzyskania przychodu

Wydatki na typowe wakacje, takie jak wypoczynek, rozrywka, rodzinne atrakcje nie są kosztami uzyskania przychodu. Jest tak dlatego, że takie wydatki nie są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów bądź zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów.

Co prawda podatnik może twierdzić, że musi ponieść dany wydatek, żeby zregenerować siły i po powrocie z wakacji zabrać się za pracę z jeszcze większym zapałem. Jednak urząd skarbowy nie przyjmie takiego wyjaśnienia. Koszty wczasów przedsiębiorcy stanowią wydatek o charakterze osobistym i nie można ich rozliczyć w kosztach firmowych.

Wyjątek stanowią sytuacje, gdy wyjazd ma bezpośredni związek z działalnością firmy. Będzie to np. udział w szkoleniu lub spotkanie biznesowe. W takich przypadkach można rozliczyć te wydatki, które faktycznie mają związek z prowadzoną działalnością.

Tutaj ważny jest umiar. Dwa biznesowe spotkania lub jedno szkolenie, i to w dodatku online, podczas dwutygodniowego pobytu za granicą w wakacyjnym kurorcie w razie kontroli mogą wzbudzić poważne wątpliwości fiskusa czy można potraktować taki wydatek jako koszt firmowy.

Czy wyjazd wakacyjny można połączyć ze szkoleniem

Tak, ale kluczowa jest proporcja i dokumentacja. Jeśli wyjazd łączy elementy służbowe i prywatne, np. szkolenie plus kilka dni wypoczynku, w koszty firmy można wrzucić wyłącznie tę część wydatków, która dotyczy szkolenia. Może to być opłata za szkolenie czy nocleg na czas szkolenia. Próba rozliczenia całych wakacji jako kosztów firmowych może skończyć się sporem z urzędem skarbowym.

Dodatkowo tematyka szkolenia powinna pokrywać się profilem działalności firmy. Przedsiębiorca z branży budowlanej nie wrzuci w koszty szkolenia z windsurfingu. Na szczęście są takie tematy szkoleń, które można bezpiecznie wliczyć w koszty uzyskania przychodu bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Będą to szkolenia z marketingu czy sprzedaży. Oba te obszary są nieodłącznie związane z osiąganiem przychodów w firmie.

Warto przy tym pamiętać, że ciężar udowodnienia związku wydatku z działalnością firmową spoczywa na przedsiębiorcy. Niektórzy myślą, że to fiskus musi wykazać, że dany wydatek nie był związany z działalnością. Tak jednak nie jest. To podatnik musi przekonać fiskusa, że dany wydatek jest związany z przychodami firmy.

Czy od usług hotelowych i gastronomicznych można odliczyć VAT

Ostatnią, jednak nie mniej ważną sprawą, jest kwestia odliczenia podatku VAT. Niestety nawet czynni podatnicy VAT co do zasady nie mogą odliczyć tego podatku od służbowych wydatków poniesionych na gastronomię czy usługi hotelowe.

Dobrze jest mieć też na uwadze, że wyjazd zagraniczny przedsiębiorcy rządzi się innymi prawami. Limit rozliczenia zagranicznych wydatków na wyżywienie w podróży służbowej przedsiębiorcy odpowiada wysokości diety określonej dla danego kraju w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczącym podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Do kosztów podatkowych można zaliczyć wyłącznie diety do wysokości przewidzianej w rozporządzeniu, niezależnie od rzeczywistych wydatków na wyżywienie podczas zagranicznej podróży służbowej.