Dlaczego potrzebujesz defence file i jak je przygotować

Wyobraź sobie, że fiskus puka do drzwi Twojej firmy. Czy jesteś gotowy, by bronić swoich rozliczeń? Defence file, czyli dokumentacja obronna, to Twój parasol ochronny podczas kontroli podatkowej. Na blogu biura rachunkowego Taxo pokazujemy, jak stworzyć ją z głową.

Co to jest defence file

W żadnej ustawie podatkowej nie znajdziesz definicji, która określa co to jest defence file. Z praktyki związanej z czynnościami sprawdzającymi, kontrolami podatkowymi, kontrolami celno-skarbowymi, postępowaniami podatkowymi, czy nawet postępowaniami sądowo-administracyjnymi można określić czym jest defence file.

Najprościej mówiąc, jest to zestaw dokumentów, które potwierdzają, że Twoje rozliczenia podatkowe są zgodne z przepisami. Tłumacząc to określenie na język polski można użyć wyrażenia dokumentacja obronna.

Defence file to praktyczna ochrona, w przypadku gdy urząd skarbowy zaczyna zadawać trudne pytania. Im lepiej będzie przygotowana taka dokumentacja, tym większy spokój i mniejsze ryzyko kosztownych sporów.

Kiedy przygotować defence file

Moment, w którym przychodzi wezwanie do złożenia wyjaśnień w ramach czynności sprawdzających to zdecydowanie zbyt późno na tworzenie dokumentacji obronnej. Podobnie jest w sytuacji, w której urząd skarbowy przysyła zawiadomienie o kontroli. W tym wypadku stworzenie rzetelnej dokumentacji obronnej może graniczyć z cudem.

Co ważne, brak dokumentacji to najprostsza droga do sporów i domiarów podatkowych. Nawet jeśli nie wszystko jest idealne, lepiej mieć cokolwiek niż nic. Pamiętaj, że urząd skarbowy patrzy na dowody, nie na dobre chęci.

Dlatego tworzeniem defence file należy zajmować się na bieżąco. To, że teraz wiadomo, dlaczego jakaś transakcja została przeprowadzona w ten, a nie inny sposób, nie znaczy, że taka wiedza będzie dostępna też za trzy, cztery czy pięć lat.

Powody tego mogą być różne: ulotna pamięć, zmiana osób w zespole, zmiana miejsca pracy przez pracownika mającego najlepszą wiedzę o powodach jakiegoś sposobu postępowania przy danym rodzaju transakcji, a w najgorszym wypadku nawet śmierć takiej osoby.

Czasu nie da się cofnąć, dlatego to takie ważne, żeby już teraz gromadzić dowody na poparcie słuszności decyzji związanych z podatkami. Warto sprawdzać trendy orzecznicze i interpretacyjne dotyczące obszaru, w którym działa dana firma.

6 kroków do przygotowania poprawnego defence file

1. Zrób przegląd transakcji. Zidentyfikuj operacje, które mogą budzić wątpliwości. Mogą to być np. transakcje z podmiotami powiązanymi, nietypowe koszty, transakcje zagraniczne.
2. Zbierz dowody. Gromadź umowy, korespondencję, analizy, notatki, wyceny, potwierdzenia przelewów. Jednym słowem wszystko, co pokazuje, że działano zgodnie z przepisami oraz stosowano ceny rynkowe.
3. Opisz logikę biznesową. Do każdej transakcji istotnej z punktu widzenia podatkowego i biznesowego dodaj krótkie wyjaśnienie: dlaczego została zawarta, jakie przyniosła korzyści, jak była kalkulowana.
4. Sprawdź kompletność. Upewnij się, że dokumentacja jest pełna i aktualna. Nie zostawiaj „białych plam”.
5. Ustal, kto odpowiada za defence file. Wyznacz osobę lub zespół odpowiedzialny za aktualizowanie i przechowywanie dokumentów.
6. Aktualizuj regularnie. Nie odkładaj tego na „kiedyś”. Defence file to powinna być praca na żywym organizmie. Aktualizuj go przy każdej istotnej zmianie.