Czy kurs językowy dla prezesa jest kosztem?

Spółka może sfinansować naukę języka członkowi zarządu, ale rozliczenie podatkowe zależy od tego, na jakiej podstawie pełni on funkcję.

Spółki coraz częściej finansują prezesom i członkom zarządu kursy językowe. Angielski, niemiecki czy chiński to dziś standardowe narzędzie pracy przy kontaktach z zagranicznymi kontrahentami, inwestorami czy podczas negocjacji. Pytanie, które pojawia się przy każdej takiej fakturze, brzmi: czy to koszt uzyskania przychodu dla spółki i czy po stronie prezesa powstaje przychód do opodatkowania.

Odpowiedź różni się w zależności od tego, czy prezes jest zatrudniony na etacie, czy pełni funkcję na podstawie powołania lub kontraktu menedżerskiego.

Koszt po stronie spółki pod warunkiem związku z działalnością

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Wydatek na kurs językowy spełnia ten warunek, jeśli znajomość danego języka realnie wiąże się z zakresem obowiązków prezesa – obsługą zagranicznych klientów, udziałem w negocjacjach, reprezentowaniem spółki na rynkach zagranicznych albo raportowaniem do zagranicznej centrali.

Sam fakt pełnienia funkcji prezesa nie wystarcza. Spółka powinna umieć wskazać konkretny związek między profilem działalności a potrzebą znajomości języka. W praktyce oznacza to, że warto udokumentować kontekst biznesowy: umowy z zagranicznymi kontrahentami, korespondencję handlową w danym języku, udział w międzynarodowych projektach czy plany ekspansji zagranicznej.

Bez takiego uzasadnienia organ podatkowy może zakwestionować wydatek jako mający charakter osobisty, służący ogólnemu rozwojowi prezesa, a nie interesom spółki.

Dla porównania w przypadku pracowników etatowych sprawa jest prostsza, ponieważ art. 17 i art. 1031 § 1 Kodeksu pracy wprost nakładają na pracodawcę obowiązek ułatwiania podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Kurs językowy sfinansowany pracownikowi rzadziej budzi wątpliwości fiskusa, o ile dotyczy umiejętności potrzebnych na danym stanowisku.

Kiedy kurs językowy będzie przychodem dla prezesa

Jeśli prezes jest zatrudniony na umowę o pracę, sfinansowanie kursu językowego traktuje się analogicznie jak u innych pracowników. Co do zasady nie generuje to przychodu, jeśli szkolenie służy wykonywaniu obowiązków służbowych, a nie prywatnym celom prezesa.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy prezes pełni funkcję wyłącznie na podstawie powołania albo kontraktu menedżerskiego (umowy o świadczenie usług zarządzania), bez odrębnej umowy o pracę. Tu Dyrektor KIS wielokrotnie potwierdzał, że finansowanie nauki języka obcego nie stanowi dla takiej osoby przychodu z nieodpłatnych świadczeń, o ile kurs jest ściśle związany z pełnioną funkcją i leży przede wszystkim w interesie spółki, a nie w interesie samego członka zarządu.

Przykładem jest interpretacja indywidualna z 23 lipca 2019 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.325.2019.3.IS, dotycząca spółki finansującej członkom zarządu specjalistyczny kurs języka angielskiego związanego z branżą energetyczną. Organ uznał, że gdyby dana osoba nie pełniła funkcji w zarządzie, nie byłaby zainteresowana nauką języka w takim zakresie. Świadczenie leży więc w interesie spółki, a nie tylko członka zarządu, w związku z czym spółka nie musi pobierać zaliczki na podatek dochodowy.

Podobne stanowisko zaprezentował Dyrektor KIS w interpretacji z 17 października 2023 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.564.2023.3.JK2, potwierdzając brak obowiązku poboru zaliczki na PIT od wartości nauki języka obcego finansowanej członkom zarządu, gdy udział w zajęciach wynika z pełnionej funkcji.

Ryzyko pojawia się wtedy, gdy kurs w dominującym zakresie służy poszerzeniu ogólnej, indywidualnej wiedzy członka zarządu, a nie realizacji obowiązków wynikających z pełnionej funkcji. W takiej sytuacji organ może uznać, że po stronie prezesa powstaje konkretne przysporzenie majątkowe, które stanowi przychód podlegający opodatkowaniu i jest podstawą wymiaru składki zdrowotnej.

Czy kurs języka można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Żeby ograniczyć ryzyko sporu z organem podatkowym, warto:

• powiązać zakres kursu z realnymi potrzebami wynikającymi z pełnionej funkcji – najlepiej wskazać konkretny język i poziom zaawansowania odpowiadający profilowi kontrahentów spółki,
• zachować dokumentację uzasadniającą decyzję – uchwałę zarządu lub decyzję właściciela o sfinansowaniu kursu, opis celu biznesowego, ewentualnie umowy lub korespondencję z zagranicznymi partnerami,
• unikać kursów ogólnorozwojowych niezwiązanych z branżą lub obowiązkami prezesa – im bardziej specjalistyczny i branżowy charakter kursu, tym łatwiej obronić brak przychodu po stronie zarządzającego,
• rozważyć wystąpienie o własną interpretację indywidualną w przypadku wyższych kwot lub nietypowej sytuacji, ponieważ stanowiska KIS w tym obszarze bywają zależne od konkretnego stanu faktycznego.

Kurs języka obcego dla prezesa lub członka zarządu jako koszt podatkowy

Kurs językowy dla prezesa może być kosztem uzyskania przychodu spółki, jeśli znajomość języka wynika z realnych potrzeb związanych z pełnioną funkcją. Najważniejsze jest udokumentowanie tego związku, bo bez niego organ podatkowy może potraktować wydatek jako osobisty. Po stronie prezesa działającego na podstawie powołania lub kontraktu menedżerskiego dodatkowo trzeba ocenić, czy kurs leży w interesie spółki, czy może służy głównie jego indywidualnemu rozwojowi. Od tego zależy, czy powstanie przychód podlegający opodatkowaniu i składce zdrowotnej.