Jakie są ryzyka przy wynajmie lokalu przez spółkę od wspólnika

Czy spółka może wynajmować mieszkanie od wspólnika? Ryzyka

Wynajmowanie mieszkania spółce przez jej wspólnika to popularna struktura, która na pierwszy rzut oka wydaje się prosta. W praktyce generuje kilka ryzyk podatkowych, o których warto wiedzieć zanim umowa zostanie podpisana. Sprawdź, jakie przepisy mają tu zastosowanie i na co zwrócić uwagę.

Czy najem nieruchomości spółce przez wspólnika jest dozwolony

Przepisy nie zabraniają spółce wynajmowania nieruchomości od jej wspólnika. Żaden przepis Kodeksu spółek handlowych ani ustaw podatkowych nie wyklucza takiej umowy.

Konieczne jest jednak zachowanie prawidłowej formy zawarcia umowy. Jeśli wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu, zastosowanie ma art. 210 § 1 KSH. Zgodnie z tym przepisem w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Umowa podpisana przez samego wspólnika-członka zarządu w imieniu spółki jest nieważna. Nie chodzi o formalność, lecz o ochronę spółki przed konfliktem interesów.

Jeśli wspólnik nie zasiada w zarządzie, umowę może podpisać zarząd na zasadach ogólnych.

Kiedy czynsz wynajmu lokalu spółce może być kosztem spółki

Czynsz najmu może stanowić koszt uzyskania przychodu spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem, że takie mieszkanie faktycznie jest wykorzystywane w działalności gospodarczej spółki.

W praktyce uzasadnienie dla takiego wydatku pojawia się w kilku sytuacjach:

• mieszkanie służy jako siedziba lub biuro spółki,
• mieszkanie jest podnajmowane dalej w ramach działalności spółki,
• spółka wynajmuje lokal z przeznaczeniem na zakwaterowanie pracownika delegowanego lub zarządu przyjeżdżającego z innego miasta.

Fiskus zwraca uwagę na faktyczne wykorzystanie lokalu w działalności. Czynsz za mieszkanie, w którym wspólnik mieszka i jednocześnie jest zarejestrowana siedziba spółki, jest wydatkiem podwyższonego ryzyka – szczególnie gdy rejestracja ma charakter wyłącznie formalny.

Warto zaznaczyć, że art. 16 ust. 1 pkt 38 CIT wyłącza z kosztów jednostronne świadczenia na rzecz wspólników niebędących pracownikami spółki. Najem jest świadczeniem wzajemnym, więc przepis ten nie blokuje odliczenia, pod warunkiem że spółka faktycznie korzysta z lokalu w zamian za czynsz.

Ceny transferowe – czynsz najmu lokalu dla spółki musi być rynkowy

Wspólnik jest podmiotem powiązanym ze spółką w rozumieniu art. 11a ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT. Oznacza to, że transakcja najmu podlega przepisom o cenach transferowych.

Czynsz musi być ustalony na poziomie rynkowym, czyli takim, jaki wynegocjowałyby między sobą podmioty niepowiązane w porównywalnych warunkach. Czynsz zbyt wysoki w stosunku do rynkowego może zostać zakwestionowany przez organy podatkowe jako zawyżony koszt. Czynsz zbyt niski z kolei może skutkować doszacowaniem przychodu po stronie wspólnika.

Jeśli wartość transakcji przekracza progi dokumentacyjne (co do zasady 10 mln zł rocznie dla transakcji dotyczących nieruchomości), spółka ma obowiązek sporządzić lokalną dokumentację cen transferowych. Poniżej progu dokumentacja nie jest obowiązkowa, ale udokumentowanie rynkowego charakteru czynszu zawsze leży w interesie spółki.

Dobrą praktyką jest przygotowanie krótkiego porównania stawek najmu podobnych lokali w tej samej okolicy, na przykład na podstawie ofert z portali nieruchomości, i dołączenie go do akt spółki.

CIT estoński – szczególne ryzyka dla wspólników spółki

Spółki opodatkowane estońskim CIT, czyli ryczałtem od dochodów spółek, przy wynajmie mieszkania od wspólnika muszą zachować szczególną ostrożność.

Jest tak dlatego, że na gruncie art. 28m ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT opodatkowaniu w spółkach na estońskim CIT podlegają ukryte zyski. Chodzi tu o świadczenia wykonane w związku z prawem do udziału w zysku, których beneficjentem jest bezpośrednio lub pośrednio wspólnik lub podmiot z nim powiązany. Warto pamiętać, że katalog takich świadczeń jest otwarty.

Wynajem mieszkania od wspólnika przez spółkę na CIT estońskim może zostać uznany za ukryty zysk, zwłaszcza jeśli czynsz odbiega od rynkowego albo cel wynajmu jest niejasny. Skutkiem takiego zakwestionowania jest opodatkowanie po stronie spółki już w momencie wynajmu mieszkania, a nie dopiero przy wypłacie dywidendy.

Spółki na CIT estońskim powinny przed zawarciem takiej umowy zweryfikować jej warunki i cel pod kątem przepisów o ukrytych zyskach.

VAT przy wynajmie mieszkania spółce z o.o.

Stawka VAT zależy od celu wynajmu, a nie od tego, czy najemcą jest spółka albo JDG.

Najem mieszkania na cele mieszkalne może być zwolniony z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. Zwolnienie ma jednak charakter celowościowy – liczy się przeznaczenie lokalu przez najemcę, nie przez wynajmującego.

Jeśli spółka wynajmuje mieszkanie od wspólnika i przeznacza je np. na biuro lub zakwaterowanie pracownika, cel mieszkalny nie jest spełniony po stronie spółki jako najemcy. W takiej sytuacji wynajem podlega opodatkowaniu VAT według stawki 23%.

Jeśli natomiast spółka wynajmuje mieszkanie po to, żeby podnajmować je innym osobom na cele mieszkalne, zwolnienie z VAT może być zachowane. Wymaga to jednak prawidłowego udokumentowania celu podnajmu.

Podsumowując, wynajem mieszkania od wspólnika przez spółkę jest dopuszczalny i w wielu sytuacjach ekonomicznie uzasadniony. Żeby jednak nie generował problemów podatkowych, wymaga starannego przygotowania umowy i przestrzegania kilku zasad. Największe ryzyka tkwią nie w samej konstrukcji umowy, ale w jej realizacji – w wysokości czynszu, rzeczywistym celu najmu i prawidłowej reprezentacji stron.