Czy opłata za autostrady i parkingi to koszty podatkowe w spółce

Czy spółka może płacić za parkingi i autostrady?

Na pierwszy rzut oka sprawa wydaje się oczywista. Jedziesz na spotkanie z klientem, płacisz za parking, przejeżdżasz autostradą. To przecież koszt związany z działalnością.

W praktyce jednak to właśnie takie „drobne wydatki” najczęściej budzą wątpliwości. Kiedy można je bezpiecznie zaliczyć do kosztów spółki, a kiedy fiskus może je zakwestionować?

Sprawdźmy.

Czy opłata za parking może być kosztem uzyskania przychodów

Tak, spółka może ponosić opłaty parkingowe, ale decydująca jest kwestia, w jakim celu te wydatki są ponoszone oraz do jakiego pojazdu się odnoszą.

Parkingi i autostrady to typowe koszty, które przy prawidłowym zorganizowaniu ewidencji mogą stanowić pełny lub częściowy koszt uzyskania przychodu. I to zarówno w CIT, jak i w PIT, w zależności od rodzaju spółki i jej formy opodatkowania.

Jednak wszystko zależy od tego, kto jest właścicielem samochodu, za który spółka ponosi koszty z tytułu opłat parkingowych.

Czy spółka może płacić za parking prywatnego samochodu pracownika

W praktyce wyróżniamy dwa główne warianty, które wpływają na sposób rozliczenia opłaty za autostrady i parkingi samochodów osobowych używanych do podróży służbowych:

• Samochód firmowy (środek trwały, leasing, najem),

• Samochód prywatny pracownika.

W przypadku użytkowania samochodu firmowego znaczenie ma sposób używania samochodu. Taki pojazd może być użytkowany wyłączenie służbowo lub w sposób mieszany.

Jeśli samochód osobowy jest używany wyłączenie do celów firmowych, został stworzony regulamin użytkowania pojazdu oraz jest prowadzona kilometrówka, to pod warunkiem, że taki pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, wszystkie wydatki na parkowanie można w 100% zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W tej sytuacji przysługuje też pełne odliczenie VAT.

Natomiast jeśli auto firmowe będące w posiadaniu spółki jest wykorzystywane w sposób mieszany, to koszty podatkowe będą stanowić 75% wydatków z tytułu parkowania. Spółka będzie też mogła odliczyć 50% VAT od takich opłat.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku prywatnego auta pracownika wykorzystywanego do celów służbowych. W tym przypadku spółka może zwrócić pracownikowi koszty parkingu, jako wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu na potrzeby podatnika, czyli spółki. Jednak taki zwrot będzie kosztem tylko wtedy, gdy będzie mieścił się w limicie kilometrówki wypłacanej na rzecz pracownika z tytułu używania prywatnego samochodu na cele służbowe.

Spółka może zwrócić pracownikowi kwotę, która przekracza limit, ale w tym wypadku nadwyżka ponad limit nie będzie dla spółki kosztem podatkowym.

Kiedy opłaty za przejazd płatną autostradą będą kosztem dla spółki

Takie same zasady obowiązują przy opłatach za przejazd autostradami. Jeśli dotyczą one pojazdów, które są w posiadaniu spółki, czy jako środki trwałe, czy jako samochody osobowe niestanowiące składników majątku spółki używane na podstawie umowy najmu lub leasingi, możliwość uznania opłat autostradowych za koszty w spółce będzie zależeć od statusu tych pojazdów.

W przypadku samochodów dla których spółka prowadzi kilometrówkę w celu odliczania 100% VAT, każdy wydatek na autostradę będzie w 100% kosztem w spółce. Spółka będzie też miała prawo do odliczenia całego podatku VAT od opłaty za przejazd autostradą.

W przypadku pozostałych firmowych samochodów osobowych co prawda spółka może ponosić pełne opłaty za przejazd autostradą, ale w koszty będzie mogła zaliczyć jedynie 75% tych opłat. Będzie też miała prawo do odliczenia połowy podatku VAT.

Dla prywatnych samochodów pracowników używanych na rzecz spółki istnieje możliwość zwrotu za koszt przejazdu autostradami, ale kosztem podatkowym będzie kwota, która mieści się w limicie kilometrówki.

Jak udokumentować wydatki na parking i autostradę

Trzeba pamiętać, że o ile przy przejeździe autostradą bilety autostradowe pełnią funkcje faktur, nawet jeśli nie ma tam danych nabywcy, o tyle z opłatami parkingowymi jest nieco więcej problemu.

Bilet parkingowy może stanowić dowód księgowy i być podstawą do ujęcia takiego wydatku w kosztach spółki. Ale jeśli dowodem zapłaty będzie paragon fiskalny bez numeru NIP spółki, to taki wydatek nie może być kosztem firmowym. Tutaj potrzebny jest albo paragon z NIP spółki, czyli faktura uproszczona albo normalna faktura.