Obsługa dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja pracownicza? Zadbamy o każdy szczegół!
Powierz nam prowadzenie dokumentacji pracowniczej, aby mieć pewność, że wszystkie akta osobowe, umowy i ewidencje są zgodne z przepisami. Dbamy o porządek, terminowość i zgodność z prawem pracy, oszczędzając Twój czas i eliminując ryzyko błędów.
Co robimy w ramach tej usługi?
Prowadzenie akt osobowych
Zajmujemy się kompleksowym prowadzeniem akt osobowych Twoich pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dbamy o porządek w dokumentacji, uwzględniając wszystkie wymagane części, takie jak umowy, świadectwa pracy czy badania lekarskie.
Przygotowywanie umów o pracę
Przygotowujemy umowy o pracę, dostosowane do specyfiki Twojej firmy oraz zgodne z przepisami prawa pracy. Z nami masz pewność, że wszystkie dokumenty są poprawne i kompletne.
Ewidencja czasu pracy
Prowadzimy ewidencję czasu pracy dla Twoich pracowników, obejmującą m.in. godziny nadliczbowe, urlopy czy zwolnienia lekarskie. Zapewniamy zgodność z wymogami prawnymi oraz przejrzystość dokumentacji.
Sporządzanie świadectw pracy
Sporządzamy świadectwa pracy dla pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dbamy o ich poprawność i zgodność z wymogami, dzięki czemu unikniesz problemów podczas kontroli.
Przygotowywanie aneksów do umów o pracę
Tworzymy aneksy do umów o pracę, które uwzględniają zmiany warunków zatrudnienia, takie jak wynagrodzenie, czas pracy czy stanowisko. Dbamy o zgodność z przepisami prawa i precyzję dokumentów.
Przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli
Przygotowujemy pełną dokumentację pracowniczą na potrzeby kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub innych instytucji. Dbamy o poprawność i kompletność akt, aby proces kontroli przebiegł sprawnie i bez komplikacji.
Czy elektroniczne akta osobowe są legalne?
Tak, elektroniczne akta osobowe są w pełni legalne i coraz częściej wybierane przez nowoczesne firmy. Od 1 stycznia 2019 roku polskie przepisy pozwalają pracodawcom na prowadzenie dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Warunkiem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych oraz możliwości odtworzenia dokumentów na żądanie np. podczas kontroli z PIP lub ZUS.
W praktyce oznacza to konieczność stosowania systemów informatycznych, które spełniają wymogi RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Elektroniczne akta osobowe ułatwiają zarządzanie dokumentacją, skracają czas potrzebny na wyszukiwanie informacji i minimalizują ryzyko zagubienia dokumentów. Wielu naszych klientów przekonało się już, jak wygodne i bezpieczne jest prowadzenie akt osobowych online. Jest to rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić nie tylko czas, ale i miejsce.
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?
Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty nawiązania stosunku pracy. Dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku obowiązuje 10-letni okres przechowywania akt osobowych i płacowych. W przypadku starszych dokumentów obejmujących zatrudnienie przed 2019 rokiem, okres ten wynosi aż 50 lat.
Przestrzeganie tych terminów jest niezwykle ważne, ponieważ zbyt wczesne zniszczenie dokumentacji może narazić pracodawcę na poważne konsekwencje prawne i finansowe. Nasze biuro rachunkowe w Poznaniu pilnuje wszystkich terminów za Ciebie. Dzięki temu masz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami, a dokumentacja pracownicza jest zawsze bezpieczna i dostępna w razie potrzeby.
Kto ma obowiązek prowadzenia akt osobowych?
Obowiązek prowadzenia akt osobowych spoczywa na każdym pracodawcy zatrudniającym pracowników na podstawie umowy o pracę, bez względu na wielkość firmy czy branżę. Dotyczy to zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i małych firm rodzinnych czy start-upów.
Akta osobowe muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika i obejmują m.in. dokumenty związane z rekrutacją, przebiegiem zatrudnienia, ocenami okresowymi czy zakończeniem współpracy. Pracodawca odpowiada za ich kompletność, aktualność oraz właściwe zabezpieczenie przed dostępem osób niepowołanych.
Warto pamiętać, że nieprowadzenie lub nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej może skutkować karami podczas kontroli. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się powierzyć obsługę akt osobowych profesjonalnemu biuru rachunkowemu, zyskując pewność, że wszystko jest zgodne z prawem i najlepszymi praktykami.
